Hogyan írj hivatalos emailt?

1. Megszólítás

Hivatalos email esetében mindig a „Tisztelt XY" megszólítást használd. Ha egy tanárnak írsz, használhatod a „Tisztelt Tanár úr/Tanárnő/Igazgató" kifejezéseket, más esetben írd ki a címzett teljes nevét. A megszólításról sose feledkezz meg az email elején, főleg első alkalommal, de a további üzenetváltásoknál is ajánlott mindig így kezdeni a szövegedet.

2. Törzsszöveg

Az e-mail szövegét tekintve légy lényegre törő és fogalmazz érthetően. Kerüld a hosszú irodalmi mondatokat, hiszen senkinek nincs ideje elolvasni egy regény hosszúságú e-mailt. Csak arra térj ki, ami ténylegesen a tárgyhoz tartozik és légy világos, hiszen ezzel megkönnyíted a címzett dolgát is. Hivatalos e-mail esetében mindig magázd a címzettet, és maradj a tisztelettudó hangvételnél.

3. Elköszönés

Ahogy a megszólítás, az elköszönés is kulcsfontosságú az email struktúrájában, hiszen ezek adnak keretet az üzenetnek. Hivatalos hangvételnél a „Tisztelettel" vagy az „Üdvözlettel" szavakat használd, majd a végén írd alá a nevedet. Ha jó benyomást szeretnél kelteni, elköszönés előtt kívánhatsz a címzettnek további szép napot vagy estét is.

4. Ellenőrzés

Manapság rengeteg olyan e-mail-t látni, melyben olyan helyesírási hibák és elírások szerepelnek, amiket egy szimpla ellenőrzéssel korrigálni lehetett volna. Ha véletlenül belekerül egy ilyen a szövegedbe, az sajnos figyelmetlenségről árulkodik, és rossz benyomást kelthet a címzettben. Ezért minden esetben fusd át az e-mail-ed miután elkészült, hogy biztos nem írtad el a címzett nevét, vagy nem vétettél máshol hibát. Ha csatolmányt is küldesz, ellenőrizd le, hogy tényleg hozzáadtad-e, és valóban azt a dokumentumot, amit szerettél volna. Ezzel megelőzheted az első levél után küldött kínos korrigáló levelet.

Az önéletrajzod megalkotása terén is rád férne a segítség? Olvasd el ezt a cikkünket!

Csesznok Flóra